ビジネスの基本といえば、「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」。新入社員時代、「迷ったら、とにかくホウレンソウを」と指導された人も多いはず。しかし、入社数年たっても、何でもかんでも情報を伝えるだけでは社会人失格と言われかねない。上司にも部下にも認められる一段上の実践法とは――。 相手の立場で取捨選択
「あなたが僕の立場だったら、そんな報告をされてどう思う？」
ベンチャー企業の経営支援などをするＪＣＩ（東京・千代田）社長の浜口直太さんはある社員にこう投げ掛けた。「クライアントからこんな質問を受けたんですが、どうしましょうか」という報告に、「何のための担当者だ。自分で少しは考えてみろ」と思ったからだ。日ごろから自分の考えをまとめていない報告が少なくないと感じており、社員には常々、「報告をするときは、相手が何をどこまで知りたいかを考えてほしい」と強調している。
自分で考えよう
そんな浜口さんもかつて苦い経験がある。米国のコンサルティング会社に勤めていた20代前半のころ。上司に「今度、大手日系企業の役員が訪米し、○×ホテルに宿泊。Ａさんと会食をして…」などと詳細な報告をすると、「本当に大事なことだけを伝えてくれ」と雷を落とされたのだった。いつまでも新人の発想で知っていることをただ報告するだけではダメと考え直し、「必要なことを取捨選択して、自分なりの考えをまとめたうえで話すようになった」という。
ホウレンソウは山種美術館（東京・千代田）名誉館長の山崎富治さんが山種証券（現ＳＭＢＣフレンド証券）の社長だった1982年、社内コミュニケーションのために発案したといわれる。
「デキる人になる報・連・相入門」などの著書がある経営コンサルタントの山口真一さんは「指示に対して経過や結果を伝える『報告』、仕事上の情報を関係者全員に伝える『連絡』、迷ったときに参考意見やヒントをもらう『相談』はあらゆる職場で必要なコミュニケーションスキル」と説明する。
ただし、これは新人向けの基礎編。「中堅社員には自分なりの提案も加えるなど、プラスアルファが求められる」
「上司が変わったら報告の仕方も変えているか」。こう問い掛けるのは、ホウレンソウの研究や講座を行う日本報連相センター（奈良県平群町）の糸藤正士さんだ。報告一つをとっても求める水準は人によって違う。
同センター会員の濱田秀彦さんも「以前の上司が好んだメモ報告を新しい上司にも実践したところ、『書いている暇があったら口で言え』としかられた」。そんな経験から、こちらが相手の好みに合わせないといけない、との教訓を披露する。
聞く耳を持とう
一方、受ける立場にも極意がある。中堅社員になれば、腹が立つこともあるだろう。そんな時はやんわり注意を促そう。東京の飲食関連企業で広報を担当する女性（28）は「報告や相談をされて『少しは自分で考えてほしい』と思ったときは、逆に『なぜそう思うか』といった理由や目的などの質問を投げ返すようにしている」という。
山崎さんが説くのは「上役になればなるほど、聞く耳を持つこと」。そもそもこの必要性を社内に呼び掛け始めたのも「部下からの報告も足りないが、自分も部下に相談をしていなかった」と気付いたことがきっかけだった。
ちゃめっ気たっぷりに、野菜のホウレンソウの束にそれぞれメッセージカードをつけ、全社員に配った。さらに定期的に中間管理職を集め、意見を聞くなど話しやすい環境づくりに努めた。こんな取り組みの積み重ねが社内で一段上のコミュニケーションを根付かせる土壌になった。
ひとくちにホウレンソウといってもその使い方は様々。「指示待ち人間になってはいけない。まずは自分で判断してみなさい」。設備資材製造販売の未来工業（岐阜県輪之内町）のように禁止する例もある。日ごろから自分で考える癖をつけ、仕事に生かせる実践法を身につけたい。
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